Les documents essentiels
pour votre centre de formation
Pour assurer la qualité de l’enseignement et la conformité réglementaire, il est essentiel pour un centre de formation de connaître et de disposer d’une base de documentation. Ces documents ne sont pas seulement des outils administratifs, mais également des guides précieux pour les formateurs et les apprenants. Voici un aperçu des documents indispensables pour un centre de formation.
> Les documents avant la formation
Avant même de commencer la session de formation, plusieurs documents sont indispensables pour le bon déroulement de la formation.
Le devis
Ce document est vivement recommandé et est régulièrement utilisé en formations professionnelles. Il permet de détailler précisément le contenu et le coût de votre offre.
La réalisation d’un devis est obligatoire pour toute prestation au-dessus de 1 500 euros.
Le programme de formation
Il permet de rassurer les futurs participants de votre formation et est obligatoire en étant certifiée Qualiopi. Le programme de formation permet de détailler plusieurs points :
- Les caractéristiques de la formation (prérequis, modalités, public, format, méthodes pédagogiques …)
- Le contenu pédagogique qui va être réalisé lors de la formation
La convention de formation professionnelle
Ce document vise à formaliser les relations entre vous centre de formation et votre client. Il comprend diverses informations, à savoir :
- Les renseignements relatifs au prestataire et au client bénéficiaire
- Les indications sur la prestation
- L’effectif et l’engagement des participants
- Les règles à appliquer en cas de litige
La convocation individuelle
La convocation individuelle est destinée aux stagiaires de la formation. Son objectif est d’informer et de clarifier le sujet de la formation, ainsi que les détails tels que la date, l’heure, le lieu et les différentes modalités de participation.
> Les documents essentiels pendant la formation
L’organisme de formation doit communiquer plusieurs documents aux stagiaires lors de la formation. Nous vous en détaillons deux qui sont obligatoires lorsque vous êtes certifié Qualiopi.
La feuille d'émargement
Ce document vise à attester la présence de chaque stagiaire, pour ce faire il est nécessaire qu’elle soit signée par chaque participant (formateur et stagiaire). Cette feuille permet ainsi de suivre et de contrôler l’assiduité, les retards et les absences.
Obligatoire, elle constitue une preuve juridique de la réalisation de l’action de formation. C’est une obligation légale prévue par le Code du travail.
La feuille d’émargement est envoyée à l’OPCO à la fin de la formation, seulement si l’organisme prend en charge la formation.
Le questionnaire de satisfaction à chaud
Les évaluations à chaud sont réalisées à la fin de la formation. Elles permettent de mesurer l’impact immédiat de la formation sur les connaissances acquises, les compétences développées ainsi que la satisfaction des participants.
Le questionnaire va permettre d’évaluer l’adéquation entre les objectifs pédagogiques fixés et les résultats obtenus.
> Les documents à communiquer après la formation
Plusieurs documents sont à transmettre après la fin de la session de formation. Certains vont vous permettre d’attester la fin de la formation tandis que d’autres vont vous permettre de connaître la satisfaction des stagiaires.
Certificat de réalisation stagiaire
Ce document permet d’attester le suivi d’une formation. C’est une pièce justificative prouvant le suivi d’une formation par un individu.
Les mentions obligatoires :
- Raison sociale de l’organisme de formation
- Nom et Prénom du stagiaire
- Raison sociale de l’entreprise dont fait partie le stagiaire
- Intitulé de la formation
- Nature de l’action concourant au développement des compétences
- Les dates de déroulement de la formation
- La durée de la formation
La facture
Document indispensable à communiquer à vos clients en tant qu’organisme de formation. Elle vise à fournir une description claire et détaillée des services rendus, avec les coordonnées des parties impliquées, les tarifs précis, les modalités de paiement et les mentions légales nécessaires.
Questionnaire de satisfaction à froid
Les évaluations à froid sont réalisées plusieurs jours voir plusieurs semaines après la fin de la session de formation. Elles permettent d’évaluer l’efficacité de vos formations sur du long terme.
Le questionnaire va permettre de vérifier si les objectifs de la formation sont atteints à long terme.
Notre suite de logicielle peut vous aider
dans la création de ces documents
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